大規模なホテルであっても小規模なホテルであっても、事務作業はあなた自身と従業員の時間の大部分を占める業務です。事務作業そのものは会社に利益をもたらすものではありません。しかし、それにもかかわらず、事業運営において極めて重要な役割を担っています。人為的なミスにより、事務作業はしばしばやり直しが必要になり、従業員の時間をさらに奪います。平均すると、従業員は勤務時間の約60%を事務作業に費やし、13%を計画や分析に充てているといわれています。つまり、本来雇用された業務に充てられる時間は、わずか約27%にすぎません。世界中の働く人々が、できる限り効率的に働けているわけではないのです。こうなると、締め切りは先延ばしになります。幸い、ホテルの業務を最適化し、従業員が本来の業務により多くの時間を割けるようにする方法があります。
明確な仕組みを持つ
事務プロセスが分かりにくいと、従業員はその業務によけいな時間を費やすことになります。これは時間の有効な使い方とはいえません。ホテルの業務を最適化するには、事務作業の手順が理にかなっているかを確認することが重要です。これらの手順は明確かつ簡潔に説明すべきです。それによって人為的ミスの要因を減らすことはできますが、完全になくすことはできません。人は完璧ではなく、ミスをするものです。従業員はミスを減らす努力をすべきですが、ミスは起こるものです。シンプルな事務システムを導入することで、こうしたミスを最小限に抑えられます。このプロセスを簡素化する一つの方法は、業務を行う場を一つの中央プラットフォームに統一することです。また、このシステムはできるだけ手順が少ないものにするべきです。従業員の時間を解放することは、ホテルの業務最適化に大きく貢献します。
事務作業チーム
事務作業全般に取り組むチームを確保しましょう。ホテルにとって理にかなう形であれば、どのような編成でも構いません。シフト制で一人ずつ順番に対応するのか、チーム全体で一斉に対応するのかは、状況によって異なります。事務作業を一人だけで担当していると、業務に押しつぶされてしまうかもしれません。チームを編成することで、ホテルの業務を最適化できます。チームであれば、より速いペースで業務をこなせるためです。事務チームの士気を保つ効果もあり、負担が過度に感じられにくくなります。チームを作るための人員が確保できない場合は、アウトソーシングを検討してみましょう。従業員をアウトソーシングできる企業は数多く存在します。それも現時点で難しいのであれば、バーチャルアシスタントの雇用も選択肢です。Covid-19以降、バーチャルアシスタントを雇用するための専門サイトが数多く登場しました。時間をかけて、必要な経験を持つ人材を一人、あるいは複数人見つけることができます。さらに、バーチャルアシスタントの雇用はコスト効率にも優れています。リモートで働き、時給ベースで契約する場合が多いためです。
プロセスを自動化する
事務作業には、自動化できる分野が数多くあります。自動化に最も適しているのは、来館前ゲストからのよくある質問への対応や、自動返信のスケジューリングです。確認メールの送信や追加情報の依頼にも、コンピューターによる自動応答を活用できます。プロセス全体を自動化することはできませんが、効果的なコンピュータープログラムを利用することでさらに最適化を進められます。適切なプログラムを使えば、事務作業のスピードを上げられます。Guestyのようなプログラムは、従業員が一つのプラットフォーム上で複数のチャネルを横断して作業し、スケジュールを同時に確認できるようにしてくれます。自動化できるもう一つの業務がチェックインプロセスです。チェックインを自動で行うキオスク端末を導入すれば、行列や待ち時間を減らし、従業員の負担を軽減できます。
事務作業「だけ」を最適化しない
ホテルの運営では、事務作業以外の分野も最適化できます。例えば、清掃チームの人員が不足している場合は、そちらをアウトソーシングすることもできます。事務作業により多くの人員を割き、その業務をより手離れの良いものにしたいのであれば、Alertifyを導入しましょう。Alertifyは、顧客からの苦情を未然に防ぐのに役立つ、小型のプラグイン式室内モニタリングデバイスです。これはさまざまな理由から、ホテルの業務にとって非常に有益です。第一に、緊急に対応すべき苦情が減ることで、事務作業そのものが減少します。第二に、ホテルが最も頻繁に受ける苦情である騒音苦情を減らせます。Alertifyは、騒音、喫煙、在室人数、温度の各レベルを客室ごとにモニタリングします。これらの活動が検知された場合、ホテル経営者はカスタマイズ可能な通知を受け取り、迅速に対応できます。ホテル経営者はオンラインポータルにもアクセスでき、発生したすべてのアクションとその継続時間を確認できます。Alertifyは消費電力が少ないため、ホテルのエネルギー消費を大幅に増やすことはありません。このデバイスにより、ホテル経営者はゲストのプライバシーを尊重しながら、より手離れよく現在の滞在状況を把握できます。今すぐAlertifyでホテルの業務を最適化しましょう。